Home-Office

Durch die Coronakrise und die mit der Pandemiebekämpung einhergehenden Maßnahmen wurde „Homeoffice“ – Arbeit von zuhause aus – in vielen Branchen zur „neuen Normalität“. Nach etwas mehr als einem Jahr Pandemie und einem Ministerwechsel wurde das Thema Homeoffice am ersten April 2021 Gegenstand neuer gesetzlicher Regelungen. Geregelt wurden arbeits-, sozial- und steuerrechtliche Fragen im Zusammenhang mit Homeoffice – doch klare Antworten auf manche wesentlichen Frage fielen dem sozialpartnerschaftlichen Kompromissstreben zum Opfer.

Begriff Homeoffice

Arbeit im Homeoffice umfasst die Erbringung von Arbeitsleistungen in der Privatwohnung der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers. Der Begriff schließt auch eine Wohnung in einem Nebenwohnsitz oder die Wohnung eines nahen Angehörigen oder Lebensgefährten ein. Arbeit in einem öffentlichen Coworking Space fällt hingegen nicht darunter.

Homeoffice nur mit Vereinbarung, Weisungsvorbehalte unzulässig

Homeoffice kann nur im Einvernehmen zwischen den Arbeitsvertragsparteien begründet werden, es bedarf einer Einzelvereinbarung. Für Vereinbarung ist Schriftform vorgesehen, das Fehlen der Schriftlichkeit führt aber nicht zur Nichtigkeit der Vereinbarung. Homeoffice per Anordnung bleibt damit unzulässig. Auch die Vereinbarung eines einseitigen Weisungsvorbehalts des Arbeitgebers für Homeoffice soll gemäß den Erläuterungen nicht zulässig sein, da dies dem Grundsatz widerspreche, dass Arbeiten im Homeoffice grundsätzlich einvernehmlich festzulegen ist.

Um nicht den wechselseitigen guten Willen im Anlassfall einer neuen „Welle“ abwarten zu müssen, kann es sinnvoll sein, generell abstrakte Parameter für das Inkrafttreten von „Corona-Homeoffice“ zu vereinbaren. Vertragliche Befristungs- und Kündigungsregelungen in Homeoffice-Vereinbarungen sind zulässig, eine vorzeitige Auflösung der Vereinbarung aus wichtigem Grund ist beiden Seiten jedenfalls möglich – etwa bei wesentlichen Veränderungen der betrieblichen Erfordernisse oder wesentlichen Veränderungen der Wohnsituation des Arbeitnehmers, die die Erbringung der Arbeitsleistung im Homeoffice nicht mehr erlauben.

Mittels Betriebsvereinbarung ist eine umfassende Regelung von Homeoffice auf betrieblicher Ebene möglich; dazu gehören auch jene Aspekte, die sonst unter andere freiwillige Betriebsvereinbarungstatbestände fallen, wie die Regelung des (pauschalen) Kostenersatzes – die Betriebsvereinbarung kann aber nur die Rahmenbedingungen für Homeoffice festlegen und nicht die erforderliche individuelle Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und jedem Arbeitnehmer ersetzen, Homeoffice kann also nicht durch Betriebsvereinbarung erzwungen werden.

Digitale Arbeitsmittel: Kostentragung

Unter digitalen Arbeitsmitteln ist nicht nur die erforderliche IT-Hardware, sondern vor allem auch die Datenverbindung zu verstehen. Grundsätzlich hat der Arbeitgeber die für das regelmäßige Arbeiten im Homeoffice gegebenenfalls erforderlichen digitalen Arbeitsmittel bereitzustellen. Die Zurverfügungstellung digitaler Arbeitsmittel durch den Arbeitgeber stellt keinen steuerpflichtigen Sachbezug beim Arbeitnehmer dar. Von der grundsätzlichen Bereitstellungspflicht durch den Arbeitgeber kann durch Einzelvereinbarung oder Betriebsvereinbarung abgewichen werden, wenn der Arbeitgeber die angemessenen und erforderlichen Kosten für die vom Arbeitnehmer für die Erbringung der Arbeitsleistung zur Verfügung gestellten digitalen Arbeitsmittel trägt. Die Kosten können auch pauschaliert abgegolten werden. Gemäß den Erläuterungen besteht die Verpflichtung des Arbeitgebers zur Bereitstellung digitaler Arbeitsmittel nicht, wenn die Ausübung von Homeoffice lediglich einmalig („Eintagsfliege“) erfolgt ist, ohne dass von den Arbeitsvertragsparteien weitere Einsätze im Homeoffice beabsichtigt wären. Wesentliche Fragen wurden leider nicht explizit beantwortet: Ist mit dem steuerlichen Höchstbetrag für Homeoffice-Pauschalen (siehe dazu weiter unten) jedenfalls angemessener Kostenersatz für „digitale Arbeitsmittel“ geleistet? Und ist der Umkehrschluss zulässig, dass Aufwände zur Ausstattung des Arbeitsplatzes sowie Beteiligung an Heiz- und Stromkosten, erhöhtem Toilettenpapierverbrauch etc. nicht vom Arbeitgeber zu kompensieren sind? Der Gesetzgeber konnte sich offenbar nicht dazu durchringen, diese Frage explizit zu beantworten und Judikatur zu dieser Frage liegt naturgemäß noch nicht vor.

Arbeitnehmerschutz und Unfallversicherung

Bei Homeoffice gilt die Wohnung als auswärtige Arbeitsstelle. Die meisten Bestimmungen des ArbeitnehmerInnenschutzgesetz (ASchG) samt dazu ergangener Verordnungen, wie beispielsweise die Regelungen zur Arbeitsplatzevaluierung, Information und Unterweisung und Präventivdienstbetreuung, kommen daher grundsätzlich auch bei Homeoffice zur Anwendung. Im ArbIG wird aber ausdrücklich normiert, dass die Organe der Arbeitsinspektion nicht berechtigt sind, private Wohnungen von Arbeitnehmern im Homeoffice zu betreten, es sei denn, der Arbeitnehmer erteilt seine Zustimmung dazu. Ein Betretungsrecht gegen den Willen der im Homeoffice tätigen Beschäftigten würde den verfassungsrechtlich geschützten Grundrechten der in den Privathaushalten lebenden Personen widersprechen (Recht der Achtung des Privat- und Familienlebens und die Unverletzlichkeit des Hausrechts).

Unfälle, die sich im Homeoffice ereignen, gelten als Arbeitsunfälle, unabhängig davon, ob man zu Hause ein abgegrenztes Arbeitszimmer hat oder nicht. Damit wird eine unfallversicherungsrechtliche Gleichbehandlung des Homeoffice mit der Beschäftigung direkt in der Arbeits- oder Ausbildungsstätte sichergestellt. Als Arbeitsunfälle gelten somit auch Unfälle, die sich im zeitlichen und ursächlichen Zusammenhang mit der die Versicherung begründenden Beschäftigung am Aufenthaltsort der versicherten Person (Homeoffice) ereignen, und auch Wegunfälle – hierzu zählen insbesondere auch vom Aufenthaltsort im Homeoffice getätigte Arztwege, Wege zu Kinderbetreuungseinrichtungen (Kindergarten, Schule etc.) sowie Wege zur Befriedigung lebenswichtige persönliche Bedürfnisse (zB Mittagessenseinkauf) in der Nähe der Wohnung während der Arbeitszeit bzw. während Arbeitspausen.

Arbeitszeit im Homeoffice

Das Homeoffice Gesetz enthält keine neuen Regelungen zur Arbeitszeit. In den Erläuterungen wird auf die bereits bestehenden Regelungen verwiesen: Für Homeoffice kommen das Arbeitszeitgesetz (AZG) und das Arbeitsruhegesetz (ARG) uneingeschränkt zur Anwendung. In § 2 Abs. 2 AZG wird auch ausdrücklich festgehalten, dass eine Beschäftigung eines Arbeitnehmers „in seiner eigenen Wohnung oder sonst außerhalb des Betriebs“ als Arbeitszeit gilt. In den Erläuterungen nicht angesprochen jedoch hervorzuheben ist die bestehende Regelung des § 26 Abs. 3 AZG: Für Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer, die die Lage ihrer Arbeitszeit und ihren Arbeitsort weitgehend selbst bestimmen können oder ihre Tätigkeit überwiegend in ihrer Wohnung ausüben, sind ausschließlich Aufzeichnungen über die Dauer der Tagesarbeitszeit zu führen. Bei Vereinbarung von Homeoffice kann demnach auch Saldoarbeitszeitaufzeichnung vereinbart werden. Das AZG und das Homeoffice Gesetz stehen auch der Vereinbarung tätigkeitsbezogener Arbeitszeitaufzeichnungen nicht entgegen – im Hinblick auf die ohnehin reduzierte Kontrollierbarkeit kann es sinnvoll sein, tätigkeitsbezogene Saldoaufzeichnungen zu vereinbaren, in diesem Modell tritt die arbeitgeberseitige Überprüfung von Arbeitszeitaufzeichnungen auf Beginn- End- und Pausenzeiten in den Hintergrund und die „Output-Plausibilität“ in den Vordergrund.

Dienstnehmerhaftung: Auch für Familie und Haustiere

Wird dem Dienstgeber durch im gemeinsamen Haushalt mit dem Dienstnehmer lebende Personen oder durch ein im Haushalt lebendes Tier im Zuge von Arbeiten im Homeoffice ein Schaden zugefügt, ist der Schaden dem Dienstnehmer als Schadensverursacher zuzurechnen, wobei aber die Haftungserleichterungen des Dienstnehmer-Haftpflichtgesetzes (DHG) gelten. Durch diese Regelung soll sichergestellt werden, dass die Regelungen des DHG auch in Fällen der Zufügung von Schäden etwa an digitalen Arbeitsmitteln oder abgespeicherten Arbeitsergebnissen durch Angehörige oder gar Haustiere gelten.

Homeoffice und Steuern: Steuerfreies Homeoffice-Pauschale und Absetzbarkeit von Homeoffice Aufwendungen des Dienstnehmers

Beträge, die der Arbeitgeber zu Abgeltung von Kosten aus der Tätigkeit in der Wohnung (Homeoffice-Tätigkeit) bezahlt, sollen für höchstens 100 Tage im Kalenderjahr bis zu drei Euro pro Homeoffice-Tag im Wege eines Homeoffice-Pauschales steuerfrei ausbezahlt werden können. Wird durch Zahlungen des Arbeitgebers das Höchstausmaß des Homeoffice-Pauschales nicht ausgeschöpft, kann der Arbeitnehmer Werbungskosten in der entsprechenden Höhe ohne Anrechnung auf das Werbungskostenpauschale geltend machen. Es handelt sich dabei um einen durch den Arbeitgeber geleisteten Ersatz, der – wie Reisekostenersätze gemäß § 26 Z 4 EStG – keinen steuerbaren Arbeitslohn darstellt. Es fällt daher auch keine Kommunalsteuer und kein Dienstgeberbeitrag nach dem FLAG an. Das Homeoffice-Pauschale soll insbesondere für jene Fälle zustehen, in denen keine oder nicht alle verwendeten digitalen Arbeitsmittel durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden.

Arbeitnehmer können Ausgaben für die ergonomische Einrichtung ihres häuslichen Arbeitsplatzes außerhalb eines Arbeitszimmers (Schreibtisch, Drehstuhl, Beleuchtung) bis zu einem Betrag von 300 Euro pro Jahr ohne Anrechnung auf das Werbungskostenpauschale als Werbungskosten geltend machen. Voraussetzung dafür ist, dass zumindest 42 Tage im Jahr ausschließlich zu Hause (im Homeoffice) gearbeitet wurde. Dies gilt bereits für das Veranlagungsjahr 2020, wobei für 2020 und 2021 der Betrag von 300 Euro auf jeweils 150 aufgeteilt wird.

Leistet der Arbeitgeber weniger als drei Euro pro Tag an Homeoffice-Pauschale, kann der Arbeitnehmer den Differenzbetrag zwischen dem vom Arbeitgeber steuerfrei erhaltenen Pauschale und dem Maximalbetrag von drei Euro für jeden von ihm tatsächlich geleisteten Homeoffice-Tag innerhalb der Höchstgrenze von 100 Tagen als pauschale Werbungskosten in der Veranlagung geltend machen, sofern ein steuerlich zu berücksichtigendes Arbeitszimmer nicht vorliegt. Allfällige Aufwendungen des Arbeitnehmers für digitale Arbeitsmittel (wie insbesondere Computer und deren Zubehör) sind um die Summe aus einem steuerfrei gewährten Homeoffice-Pauschale (bzw. ggf. den gelten gemachten Werbungskosten zum Ausgleich vom Dienstgeber nicht geleisteter Homeoffice-Pauschalen) zu kürzen. Wenn die Anschaffungskosten 800 Euro nicht übersteigen, kann ein digitales Arbeitsmittel, dessen Nutzungsdauer länger als ein Jahr beträgt, zur Gänze als geringwertiges Wirtschaftsgut abgesetzt werden.

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